Semplificare la comunicazione e i flussi di lavoro in contesti di assistenza sanitaria complessa. Eterna illusione o realtà sostenibile?

Di Francesco Deventi, Sales Director Ascom UMS.

Il ruolo della tecnologia nel caso emblematico del campus Sengkang General Hospital di Singapore.

Silos informatici che non riescono a comunicare tra loro, flussi di lavoro frammentati, colleghi lasciati in attesa di informazioni chiave. Sistemi e tecnologie di comunicazione non integrati sono un onere costoso per le risorse sanitarie già ridotte allo stremo dalla pandemia e dalle difficoltà economiche che storicamente impattano sul settore.

La tecnologia oggi offre la risposta a questa sfida, grazie alla disponibilità di strumenti hardware, software e servizi sviluppati per supportare le esigenze dell’assistenza sanitaria moderna. Piattaforme e tecnologie fino a poco tempo fa futuristiche oggi vengono impiegate in grandi ospedali e strutture di assistenza complesse, con notevoli vantaggi sia per chi li gestisce, che per i pazienti.

Semplificare le comunicazioni e i flussi di lavoro

Nel marzo 2019 è stato inaugurato, ad esempio, a Singapore un campus sanitario costituito da due ospedali, Sengkang General Hospital da 1.400 posti letto e Hospital Comunitario Sengkang da 400. Le due strutture all’avanguardia specializzate in cure riabilitative – di eccellenza per la sanità di Singapore – sono state progettate dall’organizzazione Sengkang Health in un complesso contesto di diffuso invecchiamento della popolazione. Il caso di questi due ospedali è emblematico di come si sia rivelato strategico avvalersi di tecnologie all’avanguardia per semplificare le comunicazioni e i flussi di lavoro in strutture dove lavorano e convivono interlocutori, fornitori, utenti e tecnologie diverse.

Puay Chuan Lee, Deputy Director of Strategic Projects presso il Sengkang General Hospital di Singapore, si trovava di fronte ad una principale esigenza: aiutare il personale infermieristico a rispondere in modo davvero efficiente alle chiamate. Se da una parte rispondere di persona ad ogni chiamata significa per un infermiere avere poco tempo per svolgere altri compiti, è vero che, quando il personale non risponde tempestivamente, la soddisfazione del paziente e perfino la qualità dell’assistenza vengono irrimediabilmente compromesse. Un sistema avanzato per la chiamata degli infermieri poteva sembrare la risposta più ovvia, ma la direzione dell’ospedale aveva intuito d’altronde come essa potesse porre in realtà altre sfide legate all’interoperabilità con vari sistemi e dispositivi clinici già in essere, nonché criticità pratiche e amministrativi.

La scelta è stata quella di concentrarsi piuttosto su soluzioni che permettessero di favorire una condivisione di informazioni capace di mettere pazienti e personale al primo posto.

Quali soluzioni si sono prese per il Sengkang General Hospital?

La situazione del Sengkang General Hospital è comune a molte strutture sanitarie nel mondo. La tendenza verso una struttura ospedaliera
 a camera singola, ad esempio, sta generando nuovi carichi di lavoro per il personale già impegnato in prima linea.

Il settore continua a lottare, inoltre, contro la carenza di personale infermieristico e l’incessante cambiamento tecnologico porta alla proliferazione di standard, dispositivi e sistemi IT diversi che spesso non si integrano tra loro. Questo a sua volta contribuisce alla frammentazione dei dati e alla disgregazione dei flussi di lavoro. Se si sommano i diversi fattori, i sistemi e i prodotti progettati per facilitare una comunicazione più fluida sono visti come barriere alla comunicazione. Alcuni responsabili, con le migliori intenzioni, rispondono introducendo ancora più tecnologia, che serve solo ad esacerbare i problemi.

Nel frattempo, nei reparti ospedalieri di tutto il mondo, gli specialisti e il personale ausiliario ricorrono a scarabocchiare appunti su carta, a camminare da e verso 
i pazienti e verso monitor di PC fissi e a procrastinare la risposta agli allarmi.

L’approccio vincente: integrare, organizzare, adottare.

L’evoluzione in questo ambito ha portato alla creazione di soluzioni di comunicazione e coordinamento realmente end-to-end tramite un approccio in tre fasi: integrare, organizzare, adottare.

Integrare

La prima fase, integrare, si riferisce alla possibilità, abilitata dalle moderne piattaforme tecnologiche di sfruttare i dati digitali provenienti
da fonti, dispositivi e sistemi diversi per integrarli in flussi gestibili. Pensiamo ad esempio al valore aggiunto di poter raccogliere e presentare i dati della cartella clinica di un paziente (ERM) insieme a quelli provenienti da vari dispositivi medici e sistemi di chiamata infermieristica, su un’unica dashboard.

Organizzare

La seconda fase, organizzare, fa riferimento al “controllo del traffico” dei dati, e in essa giocano un ruolo primario innovativi software che permettono di incanalare, filtrare e categorizzare i dati. Gli avvisi e i messaggi, ad esempio, vengono inoltrati e indirizzati ad alternative preselezionate nel caso in cui il destinatario iniziale non sia in grado di rispondere in modo appropriato.

Adottare

La terza fase, adottare, si riferisce, infine, alla responsabilizzazione del personale in mobilità; è la fase in cui gli specialisti – che si trovino in giro per la struttura o davanti al letto del paziente – possono visualizzare, gestire, condividere e accrescere i dati clinici contestualizzati. L’esempio di questo approccio viene dalla possibilità per il medico di utilizzare il proprio smartphone o tablet per calcolare lo score medico e caricare i risultati su una cartella elettronica direttamente dal posto letto del paziente. Nel momento in cui un paziente preme il pulsante di chiamata infermieri, idealmente ci si aspetterebbe che un messaggio descrivente la natura della richiesta arrivasse direttamente al dispositivo mobile dell’addetto designato alle cure, affinchè questo possa quindi rispondere ovunque si trovi e, nel caso in cui fosse occupato con un altro paziente, inoltrare prontamente la richiesta a un collega.

Interoperabilità

Un tale flusso
di informazioni, tuttavia, richiede l’agevole interoperabilità di più elementi, dal software di chiamata infermieri all’hardware che si trova presso il posto letto, dalla soluzione per la gestione degli allarmi fino al dispositivo mobile o al cellulare in mano all’operatore. Supportare questa interoperabilità richiede avere a disposizione una piattaforma estremamente integrata ed evoluta, capace di rendere completamente interoperabili strumenti e sistemi con qualunque sistema informatico esistente nella struttura, ossia di portare semplicità di integrazione in reti complesse di sistemi IT, quali appunto quelle per il settore sanitario.

Il campus del Sengkang General Hospital di Singapore rappresenta un esempio virtuoso di adozione di questo approccio tramite a scelta di avvalersi di una unica piattaforma tecnologica integrata, all’avanguardia nel settore.

Impatto di comunicazioni non integrate in contesti sanitari complessi

Il costo di comunicazioni non integrate, nel settore, è altissimo ed è la prima delle ragioni per cui le strutture stanno sempre rivolgendo attenzione al problema. Si è recentemente stimato, per esempio, che le inefficienze comunicative nell’ambiente ospedaliero generino negli Stati Uniti uno spreco di
ben 800 milioni di dollari all’anno[1].

“Stress da allarme”

Altrettanto allarmante è l’impatto sul morale, sulla salute e sulle prestazioni del personale e naturalmente sulla qualità dell’assistenza e sulla soddisfazione dei pazienti. Per fare un solo esempio, lo “stress da allarme[2]” è spesso identificato come una seria minaccia alla sicurezza dei pazienti e al benessere del personale. Causato dall’esposizione prolungata a notifiche di allarme non clinicamente significative, lo stress da allarme può portare gli operatori a ignorare o a de-prioritizzare allarmi che invece sono importanti.

Uno dei principali fattori che contribuiscono allo stress da allarme risulta proprio la mancanza di soluzioni di comunicazione integrate e filtrate. Piuttosto che notifiche di allarme che vanno direttamente ai dispositivi mobili di specifici operatori sanitari, gli allarmi vengono trasmessi a tutti in un reparto o una corsia affinché qualcuno risponda. Anche l’impatto negativo sul recupero e sul benessere dei pazienti è ampiamente documentato.

È emerso da alcuni sondaggi svolti tra i pazienti di simili strutture complesse di assistenza che “la cacofonia degli allarmi ritarda il recupero del paziente, aumenta la durata della degenza, influenza negativamente la soddisfazione del paziente e contribuisce al suo disagio, ai disturbi del sonno, al delirio, all’aumento della pressione sanguigna e della frequenza cardiaca e all’indebolimento del sistema immunitario[3]”.

La frammentazione delle comunicazioni e dei flussi di lavoro può causare ritardi e colli di bottiglia lungo tutto il continuum assistenziale. Il ricovero, il trasferimento e
 le dimissioni dei pazienti possono subire ritardi ad esempio perché i portantini non ricevono istruzioni tempestive, o perché i medici sono in attesa dei risultati di laboratorio e di radiologia. L’aggiornamento dei dati clinici nei fascicoli sanitari elettronici è d’altro canto laborioso e l’inserimento manuale dei dati è soggetto a errori umani. Il personale usa tempo prezioso per recarsi a piedi nelle stanze dei pazienti quando riceve l’avviso di chiamata, invece di parlare prima con i pazienti per accertare la gravità della richiesta.

Conclusioni

Gli esempi che ci vengono da scenari di diffuso invecchiamento della popolazione, quali quelli osservati nelle strutture di Singapore, dimostrano quanto stia crescendo anche la consapevolezza sull’importanza di comunicazioni progettate specificamente per i pazienti anziani.

Il rapido invecchiamento della popolazione e le condizioni complesse e croniche che presentano sono una vera e propria sfida per le organizzazioni e per gli operatori di questo mercato.

Gli strumenti digitali e la connettività wireless possono e stanno già dimostrando di fare, un’enorme differenza.

 

[1] W. Buylaert, S. Degroote, G. Hallaert, E. Mortier, R. Peleman, S. Van Daele, D. Vandijck, R. Verhaeghe,P. Vermeir, D. Vogelaers (2015) Communication in healthcare

[2]  ECRI Institute (2014) Top 10 Health Technology Hazards for 2015

[3] T.A. Bach, Lars-Martin Berglund, Eva Turk (2018) Managing alarm systems for quality and safety in the hospital setting

 


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